Chaque demande de location représente une occasion de signer un bail. Encore faut-il pouvoir répondre au candidat, lui proposer le bon logement et organiser une visite au moment où il est disponible.
Dans le marché que nous observons, les locataires comparent davantage leurs options. Pour un propriétaire, chaque délai et chaque occasion manquée peuvent prolonger l’inoccupation. Chez KP Management, nous avons donc revu plusieurs éléments de notre fonctionnement pour mieux accompagner les candidats et améliorer la mise en location des immeubles que nous gérons.
Notre travail porte sur tout le parcours de location, de la publicité au suivi après la visite. Voici les mesures que nous avons mises en place.
Des agents de location disponibles 7 jours sur 7
Les besoins de location varient au cours de l’année, mais aussi au cours d’une même journée. Plusieurs candidats peuvent souhaiter visiter des logements au même moment. Un agent à temps plein, aussi compétent soit-il, ne peut pas être dans plusieurs immeubles simultanément.
Nous avons mis en place une équipe d’agents de location sur demande, avec des disponibilités au moins huit heures par jour, sept jours sur sept, toute l’année. Ce modèle nous permet de mobiliser plusieurs agents sur une même plage horaire et d’adapter notre capacité aux besoins de location.
Pour les propriétaires, cela se traduit par une plus grande souplesse pour organiser les visites, tout en maîtrisant les coûts fixes associés à la présence permanente de plusieurs agents. Les résultats de cette organisation ont dépassé nos attentes, au point où nous avons étendu le modèle à d’autres départements.
Une équipe marketing intégrée à la gestion immobilière
Confier sa mise en marché à une agence représente une dépense importante pour de nombreux propriétaires. Nous avons choisi de développer cette expertise à l’interne en structurant notre département marketing comme une agence spécialisée en location immobilière.
Notre équipe gère les campagnes publicitaires sur plusieurs plateformes, suit les recherches de mots-clés et ajuste notre présence dans les moteurs de recherche. Elle utilise également le reciblage publicitaire pour rejoindre de nouveau les personnes qui ont déjà manifesté un intérêt pour nos logements.
Nos clients bénéficient ainsi d’une gestion active de leurs campagnes, sans frais supplémentaires de gestion publicitaire. Cette inclusion concerne le travail de gestion des campagnes; le budget consacré à la diffusion des annonces demeure distinct.
Une personne consacrée à temps plein à Facebook Marketplace
Dans notre portefeuille, Facebook Marketplace est la plateforme qui génère le plus de demandes de location. Pour en tirer pleinement parti, nous y consacrons une ressource à temps plein, dont le rôle est de publier et de renouveler nos annonces.
Cette présence exige un travail soutenu lorsqu’on gère plusieurs immeubles. Nous avons donc structuré la gestion de nos publications pour assurer un suivi régulier à l’échelle du portefeuille et maintenir nos annonces actives.
Nous suivons également chaque jour le nombre de demandes provenant de Marketplace. Cette attention quotidienne nous donne une lecture concrète de l’intérêt généré par ce canal et permet aux propriétaires de bénéficier d’une présence soutenue là où nous recevons le plus de prospects.
Une mise en marché centralisée pour accélérer la diffusion
Le délai entre le moment où un logement doit être annoncé et sa publication peut retarder les premières demandes. Nous avons donc centralisé notre mise en marché pour réduire ce délai et limiter les saisies répétées.
Notre site de location est alimenté directement par les données de notre système de gestion, mises à jour en temps réel. Une seule mise en marché dans ce système rend le logement disponible sur notre site, puis déclenche sa diffusion automatique sur les autres plateformes auxquelles nous sommes connectés.
Pour les sites qui ne permettent pas cette connexion, l’annonce entre dans un suivi de publication pris en charge par notre équipe. La diffusion combine ainsi les connexions automatiques et le travail des personnes responsables des autres canaux.
Pour le propriétaire, l’objectif est de rendre ses logements visibles plus rapidement, sur plusieurs plateformes, tout en réduisant le travail administratif nécessaire à leur mise en marché.
Des investissements publicitaires évalués chaque semaine
Pour orienter nos budgets, nous suivons le parcours de conversion sur les sites de location que nous gérons, depuis la demande de renseignements jusqu’à la signature du bail.
Chaque semaine, notre équipe examine un tableau de bord comprenant notamment le coût par prospect et le coût d’acquisition d’un locataire. Nous pouvons ainsi comparer les canaux selon leur contribution aux locations et repérer les étapes où des demandes restent sans résultat.
Une plateforme qui génère beaucoup de contacts n’offre pas nécessairement le meilleur coût par bail signé. Ce suivi nous aide à concentrer les efforts publicitaires sur les canaux qui produisent les résultats les plus utiles pour chaque mise en marché.
Une réponse aux prospects 12 heures par jour
En complément des agents qui assurent les visites, notre équipe de location répond aux prospects douze heures par jour, sept jours sur sept, tout au long de l’année.
Nous mesurons aussi le délai entre la réception d’une demande et notre première réponse, un indicateur souvent appelé le « speed to lead ».
Cette mesure nous permet de suivre notre réactivité et de repérer les délais à corriger. Une demande reçue pendant la fin de semaine doit pouvoir avancer pendant la fin de semaine, alors que le candidat organise ses visites et compare ses options.
Des visites mieux adaptées aux besoins des candidats
Nous avions constaté que certaines demandes étaient bien prises en charge et menaient à une visite, mais que le logement proposé ne correspondait finalement pas aux besoins du candidat.
Nous avons donc renforcé la qualification en amont et le jumelage entre les besoins exprimés et les caractéristiques de nos unités. Dès le premier échange, notre équipe cherche à orienter le candidat vers un logement qui lui convient.
Des visites mieux ciblées évitent des déplacements inutiles aux candidats et permettent aux agents de consacrer davantage de temps aux rendez-vous pertinents. Chaque plage de visite devient ainsi plus utile, autant pour la personne qui cherche un logement que pour le propriétaire.
Des agents encouragés à proposer une autre solution
Un candidat peut apprécier notre accompagnement sans choisir le premier logement visité. Nous avons adapté les incitatifs de nos agents pour valoriser à la fois la signature de baux et le référencement vers d’autres logements du portefeuille.
Lorsqu’une unité ne convient pas, l’agent peut proposer une autre option, organiser une nouvelle visite avec le candidat ou faciliter le relais vers un collègue. La recherche se poursuit avec une équipe qui connaît déjà ses besoins.
Cette collaboration permet de mieux utiliser les occasions de location déjà générées. Une demande reçue pour un immeuble peut ainsi mener à un bail dans un autre immeuble du portefeuille.
Un rapport après chaque visite pour orienter les actions
Parmi les changements qui ont eu le plus d’effet dans nos opérations, les rapports post-visite occupent une place importante. Après chaque visite, nos agents consignent leurs observations. L’intelligence artificielle nous aide à en produire une synthèse claire, et un rapport est automatiquement transmis au propriétaire concerné.
Ce suivi rend visibles les commentaires des candidats, l’état du logement et les éléments qui peuvent freiner la location. Il permet aussi de signaler les interventions à planifier pour améliorer la présentation ou corriger un problème.
Les responsables de la mise en marché consultent ces rapports pour ajuster la qualification des demandes ou faire corriger les problèmes relevés dans le logement ou l’immeuble. Les observations faites pendant les visites alimentent ainsi les décisions de gestion.
Pour le propriétaire, c’est une information concrète sur ce qui se passe dans son immeuble. Il peut mieux comprendre les obstacles rencontrés et les actions nécessaires pour soutenir la location.
Ces mesures se complètent. La mise en marché centralisée facilite la diffusion des logements, et notre présence sur les différents canaux amène des candidats que notre équipe peut prendre en charge rapidement. La qualification et la disponibilité des agents facilitent les visites pertinentes. Les observations recueillies sur place permettent ensuite d’améliorer la mise en marché et les logements.
Chez KP Management, notre expertise se traduit dans ce travail quotidien : mieux utiliser le budget publicitaire, faciliter le parcours des candidats et donner aux propriétaires une visibilité réelle sur la location de leurs immeubles.
